Dans le cadre de ses activités, MMGC peut recueillir et utiliser des renseignements personnels.
La présente politique est adoptée conformément à Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1 (« la Loi »), afin d’encadrer sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels et la protection de ceux-ci.
Est considéré comme un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Toutefois, les renseignements relatifs à la fonction d’une personne (nom, titre de la fonction, adresse du lieu de travail, adresse de courrier électronique au travail et numéro de téléphone au travail) ne constituent pas des renseignements personnels au sens de la Loi.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de MMGC est :
En tout temps et en toutes circonstances, MMGC veille au respect de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Cet engagement s’applique au cours de l’ensemble du cycle de vie des renseignements personnels, soit de la collecte jusqu’à la destruction des renseignements personnels.
4.1 Collecte
Avant de recueillir des renseignements personnels, MMGC détermine les fins pour lesquelles la collecte est effectuée. À cet effet, MMGC s’engage à ne recueillir que les renseignements nécessaires aux fins pour lesquelles ils seront utilisés.
Avant de procéder à la collecte d’un renseignement personnel, MMGC s’assure d’obtenir le consentement de la personne concernée.
Au moment de la collecte, MMGC informe la personne concernée:
Conformément à l’article 8.3 de la Loi, toute personne qui fournit ses renseignements personnels à MMGC consent à leur utilisation et à leur communication pour les fins identifiées.
4.2 Utilisation
MMGC s’engage à n’utiliser les renseignements personnels qu’elle détient qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
La Loi prévoit que les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins sans qu’un consentement additionnel ne soit requis dans, entre autres, les cas suivants:
Outre ces situations, si MMGC devait utiliser ces renseignements à d’autres fins, MMGC s’engage à obtenir le consentement de la personne concernée.
4.2.1 Renseignements personnels concernant le personnel de MMGC
Les renseignements personnels que MMGC détient concernant son personnel sont utilisés pour s’acquitter de ses obligations à titre d’employeur.
4.2.2 Renseignements personnels relatifs à l’exécution des mandats
Les renseignements personnels que MMGC recueille et détient dans le cadre des mandats que ses clients lui confient seront utilisés pour l’accomplissement desdits mandats.
4.2.3 Renseignements personnels relatifs à l’administration, aux obligations légales de MMGC
Certains autres renseignements personnels que MMGC recueille et détient seront utilisés pour l’administration et la gestion de ses affaires et pour s’acquitter des obligations déontologiques des membres de son personnel et des autres obligations légales qui lui échoient.
4.3 Retrait du consentement
Une personne ayant fourni à MMGC des renseignements personnels peut en tout temps retirer son consentement à l’utilisation de ceux-ci. Le retrait de ce consentement pourrait toutefois entraîner des conséquences quant à l’accomplissement par MMGC des mandats qui lui sont confiés.
4.4 Accès et rectification
Une personne ayant fourni à MMGC des renseignements personnels peut demander à celle-ci l’accès à ces renseignements ou leur rectification en formulant une demande écrite transmise par courriel au responsable de la protection des renseignements personnels.
4.5 Communication
MMGC ne communiquera pas à des tiers les renseignements personnels sans le consentement de la personne visée, sauf dans les cas suivants :
4.6 Conservation
MMGC s’engage à prendre les mesures de sécurité appropriées et raisonnables pour protéger la sécurité et assurer la protection des renseignements personnels visés par la présente Politique, conformément aux obligations déontologiques applicables.
MMGC conserve, conformément aux obligations déontologiques applicables, des renseignements personnels contenus dans des dossiers inactifs pendant une période d’au moins 7 ans depuis la fermeture du dossier.
4.7 Destruction
MMGC détruira de façon sécuritaire les renseignements personnels contenus dans des dossiers qu’elle détient au terme de la durée de conservation indiquée ci-dessus.
Conformément à la Loi, MMGC peut toutefois anonymiser les renseignements personnels qui devraient normalement être détruits, afin de les utiliser à des fins sérieuses et légitimes (par exemple, à des fins statistiques). Un renseignement est considéré comme « anonymisé » lorsqu’il ne permet plus d’identifier directement ou indirectement la personne concernée, et ce, de manière irréversible.
Toute plainte relative à la protection des renseignements personnels détenus par MMGC doit être formulée par écrit et être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
La plainte sera traitée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels conformément aux lois et à la réglementation applicables.
Une réponse sera transmise au plaignant pour lui indiquer le suivi donné à la plainte.
6.1 Responsabilités de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels assume les responsabilités suivantes :
6.2 Responsabilités des avocats responsables d’un mandat
Les avocats de MMGC responsables d’un mandat donné s’assurent du respect des mesures de protection des renseignements personnels en lien avec ce mandat.
6.3 Responsabilités des membres du personnel
Les membres du personnel de MMGC ont la responsabilité de respecter les mesures de protection des renseignements personnels qui sont en vigueur.
La présente Politique peut être modifiée en tout temps par MMGC. Elle demeure assujettie aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.